diagram sistem penerimaan mahasiswa baru

SISTEM PENERIMAAN MAHASISWA BARU

Pendahuluan

Penerimaan mahasiswa baru merupakan sebuah sistematika untuk menyeleksi calon mahasiswa yang akan mendaftar di suatu universitas, Dalam penerimaan mahasiswa baru, memiliki panitia yang mengurusi pendaftaran, dan regristrasi. Universitas Sahid Surakarta menyediakan tempat pendaftaran dan informasi yang diperlukan bagi calon mahasiswa yang datang untuk mendaftar. Dalam penerimaan mahasiswa baru, tentu terdapat data yang banyak sehingga untuk menyimpan dan mengelompokan data tersebut sesuai kategori program dan jurusan sering mengalami kesulitan. Data yang masih berbentuk manual tentu akan menyulitkan petugas untuk mencarinya karena masih berbentuk catatan di buku yang terkadang petugas pun mungkin lupa untuk mencatat dan menyimpannya hal ini terjadi karena calon pendaftar belum menyertakan data pendukung secara lengkap untuk disimpan ke file pendaftar. Dari beberapa alasan tersebut maka diperlukan sebuah aplikasi yang diharapkan mampu mengatasi masalah-masalah yang selama ini menjadi kendala dan mempermudah petugas untuk menyusun data pendaftaran mahasiswa baru.

Metode Penelitian

Teknik pengambilan data berdasarkan dari sumber-sumber data yang telah diuraikan diatas adalah sebagai berikut:

Observasi Penulis melakukan pengamatan secara langsung pada obyek penelitian dengan melihat, mendengarkan, merasakan, yang kemudian dicatat seobyektif mungkin.
Interview Selain melalui observasi, penulis juga mendapatkan data-data yang dibutuhkan melalui interview dengan orang yang terlibat seperti petugas /staff PMB, dosen dan mahasiswa
Dokumentasi Penulis mengambil data dokumen yang ada di PMB

Landasan Teori

sistem informasi adalah suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya. Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan, dan menyajikan sinergi organisasi pada proses.

Analisis Sistem

Analisis Sistem yang ada PMB pada saat ini menjalankan kegiatannya dengan menyimpan dan mencatat semua file pendaftar mahasiswa baru dalam map besar. Setiap calon pendaftar yang ingin mengetahui informasi tentang pendaftaran di Universitas Sahid Surakarta bisa melihat melalui brosur-brosur yang disediakan dan dapat bertanya kepada staff PMB langsung agar lebih jelas. Apabila calon mahasiswa ingin mendaftar, prosesnya adalah dengan mendaftar di PMB Universitas Sahid Surakarta dan membayar uang sebesar Rp.100.000,- sebagai biaya pendaftaran formulir, kemudian calon mahasiswa mengisi data folmulir dan menyerahkan berkas-berkas seperti fotocopy ijasah pendidikan terakhir, pas foto, kemudiaan calon mahasiswa yang sudah mendaftar membawa kwitansi bukti pembayaran folmulir Rp.100.000,- sebagai bukti bahwa sudah membayar biaya pendaftaran. Kelemahan dari sistem manual ini adalah input data yang lama dan sulit serta kesalahan dalam penulisan. Petugas mendata pada komputer dengan menggunakan Microsoft Excel. Meskipun begitu, pencarian data masih memakan waktu karena data disimpan dalam beberapa file dan tiap data dalam satu file dikelompokkan menggunakan sheet. Sistem ini juga dirasa masih kurang karena penyediaan informasi secara cepat dan akurat belum terpenuhi.

Perancangan Sistem

a. Use case diagram

Dari use case diatas terdapat 4 actor, dan masing-masing actor tersebut mempunyai tugas/tujuan yang berbeda-beda yaitu antara lain:

1. Petugas pendaftaran

Petugas pendaftaran mempunyai tugas memberikan formulir kepada calon pendaftar mahasiswa baru.dan menerima data formulir yang telah diisi oleh calon mahasiswa.

2. Petugas test

Petugas test mempunyai tugas memberikan lembar soal test kepada calon mahasiswa baru dan mengumumkan hasil test

3. Petugas keuangan

Tugas dari petugas ini yaitu menerima transaksi pembayaran pendaftaran dan pembayaran angsuran.

4. Calon Mahasiswa

Tujuannya adalah mengisi formulir pendaftaran, melakukan test jika nilai tidak memenuhi kriterianpersyaratan nilai standard, membayar formulir pendaftaran serta biaya angsuran.

b. Class diagram

Kebutuhan class sistem penerimaan mahasiswa baru

Dari class diagram diatas terdapat 10 class, memiliki atribut dan method yang berbeda-beda. Adapun classnya yaitu: class calon mahasiswa, katalog pembayaran, petugas keuangan, test pendaftaran, data angsuran, data pembayaran, data konfirmasi, data nilai test, petugas pendaftaran, dan data pendaftaran, yang masing-class diatas memiliki antribut yang berbeda serta method yang berbeda juga.

Class diagram digunakan untuk menampilkan kelas-kelas dan paket-paket didalam sistem. Class diagram memberikan gambaran sistem secara statis dan relasi antar class yang dalam sistem informasi pendaftaran calon mahasiswa baru pada suatu kampus.

Relasi

Relasi memungkinkan suatu kelas mengetahui atribut-atribut operasi –operasi serta relasi-relasi yang dimiliki class lainnya.ada 5 jenis relasi yaitu

1. Relasi Asosiasi

2. Relasi dependensi

3. Relasi Agregasi

4. Relasi Realisasi

5. Relasi Generalisasi

Untuk menemukan relasi ada beberapa cara yang dapat dilakukan diantaranya adalah :

1. Mengamati kata kerja yang muncul dari spesifikasi (SRS)

2. Memeriksa sequensi diagram dan collaboration diagram

3. Uji class-class dan cari relasi dari seluruh bagian

4. Uji class-class untuk mencari generalisasi

c. Squency diagram

Squency diagram merupakan suatu diagram yang menggambarkan interaksi obyek dan mengindikasikan komunikasi diantara obyek-obyek yang ada seperti halnya pada sistem informasi penerimaan mahasiswa baru.

Keterangan:

Dari squency diagram persyaratan pendaftaran diatas yaitu menampilkan langkah-langkah calon mahasiswa mulai dari melakukan pengisian formulir pendaftaran, menyerahkan data formulir kepada petugas, melakukan pembayaran dan sampai dengan petugas menyerahkan data perlengkapan persyaratan pendaftaran calon mahasiswa.

Keterangan:

Dari squency diagram test calon mahasiswa baru diatas yaitu petugas test berperan untuk memberikan soal ujian test kepada calon mahasiswa dan menginformasikan hasil test kepada calon mahasiswa-mahasiswa baru. Jika lolos maka lanjut ke tahap selanjutnya akan tetapi jika tidak lolos test, calon mahasiswa tersebut tidak diterima di kampus tersebut.

Keterangan:

Dari squency diagram registrasi ulang ini langkah yang pertama dilakukan yaitu calon mahasiswa pertama kali harus menyerahkan bukti pendaftaran yang telah dilakukan sebelumnya, dan kemudian barulah caon mahasiswa melakukan registrasi dan menyerahkan berkas-berkas registrasi ulang.

Keterangan:

Dalam squency diatas di tunjukkan kepada

1. Calon mahasiswa melakukan pembayaran kepada petugas keuangan

2. Petugas keuangan melayani teransaksi pembayaran serta memberikan bukti pembayaran kepada mahasiswa baru maupun mahasiswa lama.

d. Actifity diagram

Gambar Actifity diagram penerimaan mahasiswa baru

e. State chart diagram

Keterangan:

Sistemayar biaya pendaftaran, stelah itu dilakukan pengecekan apakah nilai mencukupi atau tidak jika ya maka lanjut melengkapi dan menyerahkan persyaratan, akan tetapi jika tidak maka dan melakukan test.Kemudian menerima konfirmasi hasiltest.Jika hasil test menyatakan tidak lulus maka proses selesai.Jika hasil test menyatakan lulus maka melengkapi dan menyerahkan persyaratkan pendaftaran.Setelah itu membayar biaya angsuran.Kemudian menerima pembayaran dan menerima konfirmasi pembayaran.Setelah itu menerima bukti pembayaran dan proses selesai.

Kesimpulan

Dalam studi kasus ini dapat kami simpulkan bahwa penerimaan mahasiswa baru terdiri dari beberapa proses/langkah dalam langkah penerapanya. Sistem informasi penerimaan mahasiswa baru ini dibangun menggunakan metode berbasis objek, dimana sistem yang dibangun menyesuaikan kebutuhan PMB (penerimaan mahasiswa baru). Aplikasi sistem informasi penerimaan mahasiswa baru ini mudah dalam penggunaannya serta penyajian informasi dan menu-menu yang mudah dimengerti oleh pengguna..